NOS SERVICES ET SOLUTION

OPTEZ POUR L'EFFICACITÉ ET L'INNOVATION - OPTEZ POUR OPTIMUM DTI

Coût fixe connu à l'avance, peu importe le nombre de documents que vous avez !

Nous vous offrons une transparence budgétaire inégalée grâce à son modèle de coût fixe, qui reste stable quel que soit le nombre de documents traités. Lorsque l’option IA n’est pas activée, vous évitez tout frais variable – pas de surprises ni de coûts imprévus liés au volume ou à la complexité des tâches. Cette prévisibilité permet de planifier vos dépenses avec certitude, offrant une tranquillité d’esprit à votre organisation.

Sans frais supplémentaires, vous pouvez maximiser l’utilisation de Viridem à travers tous vos départements – finance, ressources humaines, opérations, approvisionnements, et plus encore – sans craindre une augmentation de la facture. Que vous gériez des centaines ou des milliers de factures, contrats, formulaires ou rapports, le coût reste constant, encourageant une adoption large et une optimisation complète de vos processus. Avec cette approche économique et flexible, Viridem devient un allié stratégique pour rationaliser vos opérations à l’échelle de l’entreprise, tout en maîtrisant votre budget.

Archivage centralisé de tous types de documents

Notre solution Viridem organise, classe et archive tous vos documents. L'outil extrait les données de tous types de documents tels que PDF, images, feuilles Excel, dessins techniques, notes manuscrites (avec l’option Google Vision), etc. Il indexe les données pour permettre une recherche ultérieure efficace. La solution élimine le papier et entrepose électroniquement l’intégralité de vos fichiers de façon sécurisée, réduisant l’espace occupé par les archives physiques.

Capture de données automatisée par lecteur optique (OCR)

Grâce à la reconnaissance optique de caractères basée sur la technologie OCR, notre solution détecte et extrait automatiquement les données pertinentes de vos documents numérisés.
Un document « image » scanné est converti en texte exploitable, dont les champs clés (dates, montants, numéros, etc.) sont capturés pour être analysés, classés et indexés sans saisie manuelle. Cette extraction de données multilingue (plus de 100 langues supportées) alimente ensuite le système pour faciliter les comparaisons et traitements ultérieurs.

Gabarits personnalisés : Deux approches (fixe ou variable)

Nous proposons deux approches flexibles pour répondre à vos besoins spécifiques. L’option gabarits personnalisés offre des coûts fixes, idéale pour les documents répétitifs à fort volume. Cette solution est parfaite pour les entreprises qui traitent régulièrement des formats standardisés, garantissant une prévisibilité budgétaire.

En revanche, l’option basée sur l'outil d'intelligence artificielle repose sur des coûts variables (par page) mais abordables, adaptée aux faibles volumes ou aux documents irréguliers. L’IA excelle dans la gestion de contenus diversifiés ou imprévisibles, offrant une flexibilité maximale.

Un modèle hybride peut être conçu pour s’aligner sur votre réalité opérationnelle et votre budget, assurant une solution sur mesure qui maximise votre retour sur investissement.

Assemblage et appariement de documents

L'application assemble automatiquement les documents liés entre eux, simplifiant la gestion de vos processus d’affaires. Par exemple, elle associe facture fournisseur au commande et au bon de réception correspondants.

De plus, elle automatise la conciliation entre état de compte et factures associées, rapproche les paiements clients avec les factures correspondantes et relie les paiements fournisseurs à toutes les factures émises, assurant une traçabilité complète.

Versionnage et traçabilité des documents

Viridem permet de gérer les versions des fichiers afin de conserver l’historique des modifications. Chaque document peut ainsi être mis à jour tout en gardant trace des anciennes versions, ce qui est crucial pour, par exemple, le suivi d’approbation des procédures ou dessins techniques. Vous pouvez ainsi « versionner vos documents » et toujours accéder et consulter les versions antérieures approuvées tout en maintenant un archivage des versions antérieures.

Indexation et recherche avancée

La solution excelle dans la recherche plein texte, y compris ceux avec écriture manuscrite. Grâce à l’intégration de Google Vision , elle reconnaît et indexe le texte manuscrit, rendant consultables des notes ou annotations qui seraient autrement difficiles à exploiter. Que ce soit une signature, une remarque sur un bon de livraison ou un commentaire sur une facture, cette fonctionnalité permet de retrouver rapidement une information précise, même dans des documents non standardisés, en quelques clics.
Tous les documents archivés dans Viridem sont indexés par leurs métadonnées et leur contenu, offrant une recherche rapide et efficace. La plateforme propose également une recherche multicritères puissante

Moteur de Workflows personnalisables

La solution intègre un puissant module de gestion des flux de travail qui donne à Optimum DTI, la flexibilité de vous configurer vos besoins spécifiques et ainsi optimiser et automatiser vos processus métier selon vos propres règles d’affaires. Les workflows se configurent et restent entièrement modulables selon vos besoins.

Cette fonctionnalité flexible permet d’assigner des tâches directement à une personne spécifique, à un groupe d’individus ou encore à une personne désignée dynamiquement selon vos règles internes. Que ce soit pour valider une facture, transmettre un dossier RH ou coordonner une approbation interservices, Viridem s’adapte à votre organisation et optimise vos processus en toute simplicité.

Panier de travail centralisé, flexible et performant

Le panier de travail offre une vue 360 degrés sur vos documents. Conçu pour optimiser la gestion des tâches et offrir une flexibilité maximale, il permet de personnaliser l’affichage.
Les utilisateurs désignés, tels que les responsables des comptes fournisseurs ou les gestionnaires, ont une visibilité complète sur l’état des documents : ils peuvent savoir à tout moment à qui chaque document est assigné, facilitant la coordination et le suivi des responsabilités et ce, directement dans l'application.

L’historique intégré offre une traçabilité précise, garantissant une transparence totale dans les processus.
Cette flexibilité, combinée à une centralisation performante, fait du panier de travail de Viridem un outil incontournable pour gérer vos flux de documents avec agilité et précision.

Délégation simplifiée

La délégation est une fonctionnalité clé du panier de travail de Viridem, conçue pour assurer une gestion fluide même en cas d’imprévus. Elle permet de confier facilement une tâche ou un dossier à un autre utilisateur en cas d’absence. Cette flexibilité garantit une continuité sans faille des opérations, tout en maintenant une clarté sur les assignations et une traçabilité complète des actions déléguées. Avec cette option, Viridem renforce la collaboration et l’agilité au sein de vos équipes.

Gestion des approbations électroniques

Les cycles d’approbation sont entièrement numériques, simplifiant et accélérant vos processus. La plateforme structure et automatise les flux d’approbation pour une large gamme de documents, assurant leur acheminement à la bonne personne, au bon moment, selon vos règles. Cela élimine les retards et les erreurs manuelles.

Une fois approuvé, un document peut déclencher automatiquement des actions comme des validations, des envois par courriel, ou une transmission vers votre système financier, selon vos besoins.

Les métadonnées et éléments personnalisables enrichissent la traçabilité et facilitent l’intégration avec vos systèmes, faisant de la gestion des approbations un levier stratégique.

Exemples de documents : factures fournisseurs, bons de commande, demandes internes, contrats, ouvertures de poste, bons de livraison, états de compte, rapports de dépenses, feuilles de temps, devis, soumissions, spécifications techniques, dessins, fiches de produit, politiques internes, ou tout autre document nécessitant une approbation formelle.

Signature numérique pour des approbations sécurisées

Viridem élève la gestion des approbations avec l’intégration de signatures numériques, assurant une validation formelle et sécurisée des documents. Les utilisateurs peuvent signer directement les fichiers PDF, garantissant leur authenticité et intégrité.

Chaque signature laisse une trace dans le journal d’audit avec des métadonnées personnalisables (date, heure, nom, compte GL, etc.), renforçant la traçabilité et la conformité.

Intégrée aux workflows de Viridem, cette fonctionnalité permet l’acheminement automatique des documents signés vers les étapes suivantes : validation, transmission au système financier ou envoi au fournisseur.

Formulaires électroniques dynamiques

Viridem permet de créer des formulaires électroniques personnalisés directement dans la plateforme et de les intégrer à vos workflows internes. Exemples de formulaires :

• Demandes d’achat ou de matériel

• Fiches de non-conformité, d’intervention ou de maintenance
• Demandes de congé, d’accès ou de services TI
• Formulaires RH (recrutement, intégration, évaluation, formation)
• Notes de frais, signalements, etc.

Une fois soumis, chaque formulaire suit automatiquement le processus établi (approbation, validation, notification), éliminant le papier, les erreurs de saisie et les suivis manuels. Résultat : un traitement plus rapide, centralisé et entièrement traçable.

Règles d'affaires et automatisation avancée

Viridem permet de configurer des règles conditionnelles au sein des workflows afin de gérer toutes les exceptions et scénarios. Par exemple, si le montant d’une facture ne correspond pas à celui du bon de commande, le système peut automatiquement réacheminer la facture vers l’acheteur pour validation supplémentaire. De même, Viridem peut mécaniquement prendre en charge des processus spécifiques (comme la gestion de formulaires ISO ou tout autre processus interne), qu’il s’agisse de contrôler des seuils, de calculer des totaux ou de déclencher des actions en fonction des données extraites. Le tout configurable dans le moteur de workflow.

Notifications et suivi en temps réel

Les notifications, activées ou non via le profil de l’usager, informent les utilisateurs concernés (par ex. approbateurs, responsables) qu’une action est requise. Les workflows offrent une visibilité totale sur l’état d’avancement : chaque document en cours de traitement a un statut traçable (en attente, approuvé, rejeté, etc.) et l’on peut suivre en temps réel l’avancement des tâches grâce à des tableaux de bord ou listes de travaux en cours. Cette transparence permet de rendre plus fluide la gestion interminable des approbations et d’accélérer significativement le traitement des dossiers.

Connecteurs vers les systèmes financiers et ERP

La solution permet à Optimum DTI d'intégrer votre solution à votre écosystème informatique existant. La solution propose plusieurs connecteurs natifs pour exporter ou synchroniser les données avec des logiciels tiers. Concrètement, Viridem se connecte à de nombreux systèmes comptables/financiers (tels que Sage, Acomba, Microsoft Dynamics) ainsi qu’à des ERP courants (Epicor, SAP Business One, Dynamics 365, Fidelio, Prextra, etc.). Au total, une trentaine de connecteurs vers différents systèmes financiers et ERP sont disponibles, ce qui facilite grandement l’intégration de Viridem dans votre infrastructure existante. Par exemple, Viridem peut automatiquement effectuer des saisies dans votre système comptable ou ERP en y transférant les données extraites (p. ex. enregistrer une facture fournisseur en comptabilité une fois approuvée).

API et Intégraion personnalisée

Viridem propose des API ouvertes pour connecter la plateforme à vos applications ou bases de données, selon vos besoins spécifiques. Cette flexibilité permet une intégration fluide à votre environnement sans modifier vos systèmes en place. Possibilités d’intégration :

• Web services REST API
• Lecture/écriture dans une base de données
• Surveillance de répertoires (PDF, import/export automatisé)
• Échanges via SFTP
• Lecture de boîtes courriel
• Envois automatisés de courriels
• Import/export CSV ou XML
• Connexion à des CRM, ERP ou services web externes

Numérisation des reçus via appareil mobile

Notre solution simplifie grandement la gestion des notes de frais. Son module des comptes de frais, couplé à l’application mobile Viridem, permet à vos employés de capturer une photo de chacun de leurs reçus/factures de dépenses dès qu’ils les obtiennent. Ces justificatifs numériques sont ensuite automatiquement transmis à Viridem, ce qui élimine la paperasse et les risques de perte de reçus.

Soumission et approbation des dépenses

À la fin de la période (ex. à la semaine ou mensuelle), les employés peuvent facilement soumettre leurs comptes de dépenses via Viridem pour validation. Le module compile les dépenses, génère les rapports nécessaires et envoie le tout dans un flux d’approbation adapté à votre réalité (par ex. vers le gestionnaire ou le service comptable pour validation). Chaque note de frais suit un workflow d’approbation prédéfini et personnalisé, ce qui accélère le remboursement des employés et garantit le respect de la politique de dépenses de l’entreprise.

Réduction de la paperasse et intégration comptable

Ce module est votre « meilleur allié contre la paperasse » et la perte de reçus. Toute la gestion des frais devient électronique, des justificatifs jusqu’à l’archivage des rapports approuvés. Les données des dépenses approuvées peuvent être exportées vers le système financier pour un enregistrement automatique, assurant une intégration transparente avec la comptabilité. Les bénéfices sont un gain de temps substantiel dans le traitement des notes de frais et une meilleure visibilité sur les dépenses des employées.

Authentification unique (SSO SAML)

Notre solution prend en charge l’authentification unique (Single Sign-On) via le protocole SAML (Security Assertion Markup Language), permettant aux utilisateurs de se connecter automatiquement à la plateforme à l’aide de leurs identifiants d’entreprise habituels (ex. Microsoft 365, Azure AD, etc.). Cette intégration renforce la sécurité en centralisant la gestion des identités et en réduisant les risques liés aux mots de passe multiples. En plus d’améliorer l’expérience utilisateur — aucun mot de passe supplémentaire à retenir —, cette fonctionnalité facilite le déploiement et l’administration du système à grande échelle, en s’intégrant naturellement à votre environnement TI existant.

Gestion des accès et des permissions

Viridem intègre un système de contrôles d’accès robuste. Les utilisateurs peuvent être regroupés par rôles, chacun avec des permissions précises (lecture, modification, approbation, suppression, etc.) sur les différentes catégories de documents et de workflows. Ceci garantit que chaque employé ne voit que les informations pertinentes pour son travail, protégeant ainsi les données sensibles. De plus, Viridem « sécurise vos informations » en assurant la confidentialité et l’intégrité des documents stockés. Vos données sont protégées, personne d’autre que vous n’avez accès aux données, nous accédons seulement lorsque vous avez une demande de support.

Piste d'audit complète

Toutes les actions et modifications effectuées dans le système sont journalisées afin d’assurer une traçabilité totale. Un journal d’audit enregistre qui a consulté, édité, approuvé ou supprimé un document, et quand. En cas de besoin (audit interne, conformité réglementaire), il est facile de retracer l’historique complet d’un document ou d’un processus, gage de transparence et de bonne gouvernance.

Conforme aux normes d'audits

Conçue pour répondre aux normes d’audit les plus strictes, la plateforme Viridem facilite les vérifications grâce à une piste d’audit claire et accessible. Un avantage clé : les auditeurs peuvent se connecter directement à Viridem pour consulter eux-mêmes les documents, examiner les approbations et vérifier les étapes des processus en temps réel. Cette autonomie réduit le temps consacré à la préparation des audits, tout en assurant une conformité irréprochable et une collaboration efficace avec les parties prenantes externes.

Fiabilité et prévention des pertes

Notre application est conçue pour ne jamais perdre un document. Si le système ne parvient pas à reconnaître ou à classer automatiquement un document entrant, celui-ci est envoyé dans une section de documents non reconnus prévue à cet effet. Un intervenant humain, interne à votre entreprise, pourra alors examiner ce document en exception et le réintégrer dans le flux approprié. Ce fonctionnement garantit qu’aucune information ne passe à travers les mailles du filet et que vos documents sont en sécurité. Par ailleurs, des mécanismes de sauvegarde et de reprise après sinistre font partie de l’infrastructure (pour éviter toute perte de données en cas d’incident serveur).

Personne chez nous ne manipule vos données extraites ni vos documents non reconnus garantissant ainsi la sécurité et la confidentialité de vos données.

Solution Web ergonomique

Viridem est une solution 100 % web, accessible via un simple navigateur, ce qui la rend facile à déployer et à utiliser. L’interface utilisateur a été pensée pour être conviviale et intuitive, même pour des utilisateurs non techniques. Par exemple, l’ajout de documents peut se faire en glissant-déposant des fichiers, et des tableaux de bord personnalisables offrent une vue d’ensemble de l’activité (nombre de documents en traitement, tâches en attente, etc.). Cette simplicité d’utilisation permet une prise en main rapide de l’outil par vos équipes.

Application mobile

Pour plus de flexibilité, Viridem propose une application mobile (sur tablette et smartphone) qui embarque les fonctionnalités clés de la solution. Via l'application Viridem, vos employés peuvent consulter tous leurs documents archivés en mobilité, ajouter de nouveaux documents (par exemple, en prenant en photo un document papier pour l’archiver instantanément), ainsi que valider ou compléter des documents qui se trouvent dans leur panier de travail (leurs tâches en attente). Ils ont même la possibilité d’apposer leur signature numérique sur un document directement depuis l’application, pratique pour approuver une demande urgente depuis un téléphone. L'application mobile synchronise toutes les actions avec la version bureau en temps réel, de sorte que le travail se poursuit sans rupture entre le terrain et le bureau.

Tableau de bord

L’interface, qu'Optimum DTI vous configure, offre des tableaux de bord configurables permettant de suivre des indicateurs importants et l’état des processus en un coup d’œil (par exemple, volumes de factures traitées, temps moyen d’approbation, tâches en retard, etc.). Des rapports personnalisables peuvent également être générés afin d’analyser les performances opérationnelles ou de répondre à des obligations de conformité. Ces outils de reporting intégrés, combinés au connecteur analytique pour des analyses plus poussées, vous donnent une maîtrise complète de vos informations et de vos processus..

Reporting avec Viridem BI

Viridem offre un connecteur analytique pour exploiter vos données dans des outils comme Excel ou Power BI. Vous pouvez créer des rapports et tableaux de bord croisant des indicateurs clés : délais de traitement, volumes, utilisateurs actifs, conformité, etc. Ces visualisations permettent d’identifier les freins, mesurer la performance et ajuster vos décisions en temps réel. Viridem BI fournit des statistiques prêtes à l’emploi :

• Volume de documents par période
• Délais moyens d’approbation par type ou département
• Taux de conformité (ex. : "three-way match")
• Tendances de dépenses par fournisseur
• Écarts budgétaires
• Tâches en attente par utilisateur

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